QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN – CÁC BƯỚC NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHÔNG THỂ BỎ QUA

Quy trình tổ chức sự kiện giúp người làm marketing không bỏ xót các bước trong quá trình thực hiện và giúp các bên liên quan nhanh chóng, dễ dàng trong việc phối hợp và hợp tác hoàn thành công việc chung của tổ chức.

Tổ chức sự kiện là công việc hội tụ đầy đủ những yếu tố của người làm Marketing – Khả năng sáng tạo trong việc xây dựng ý tưởng và chủ để – Khả năng tổng quát và điều phối trong việc lên kế hoạch và triển khai hoạt động – Khả năng xử lý tình huống khi ứng biến những rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện. Đây là công việc đầy tính linh hoạt nhưng cũng đòi hỏi sự kỷ luật và tinh thần nghiêm túc cao độ trong công việc. Mặc dù có rất nhiều dạng sự kiện khác nhau nhưng để tổ chức các sự kiện này thì vẫn có những quy trình chung mà những người làm sự kiện không thể bỏ qua.

Lưu đồ quy trình tổ chức sự kiện

1.Nhận thông tin sự kiện

Người phụ trách mảng sự kiện của P. Marketing nhận thông tin từ BGĐ hoặc cấp trên hoặc tự đề xuất sự kiện để thực hiện các mục tiêu của công ty. Từ đó, có được những hình dung ban đầu về sự kiện như:

  • Loại hình sự kiện
  • Lý do tổ chức sự kiện
  • Thời gian tổ chức sự kiện
  • Đối tượng tham dự, số lượng người tham gia
  • Mục tiêu truyền thông
  • Các yêu cầu khác của việc tổ chức

2. Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề của sự kiện

Sau khi phác họa được những thông tin chính của sự kiện, team sự kiện bao gồm nhân viên Marketing phụ trách tổ chức sự kiện, Trưởng phòng Marketing, thiết kế…sẽ cùng brainstorming lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề cho sự kiện. Ý tưởng chủ đạo được coi là “linh hồn của sự kiện”. Khi có ý tưởng thì tiến hành chủ đề của sự kiện: Màu sắc chủ đạo, sử dụng hình ảnh nào, tổ chức hoạt động gì hoặc phân phối những nội dung báo cáo trong sự kiện… cho phù hợp với ý tưởng đó.

Để tạo được ý tưởng và chủ đề, người phụ trách về sự kiện phải dựa vào thông điệp của sản phẩm, dịch vụ, hành vi của người dùng, văn hóa của người tham gia, mục tiêu truyền thông của sự kiện… để xác định.

3. Duyệt ý tưởng

Ý tưởng phải được phác thảo sơ bộ sau đó được TP và Ban giám đốc phê duyệt. Sau đó thực hiện bước tiếp theo.

4. Lập kế hoạch tổ chức

Kế hoạch tổ chức được Marketing thiết lập sơ bộ, kế hoạch này có thể có những biến động hoặc thay đổi. Do đó trong kế hoạch này cần xác định những nội dung chính và đề ra những phương án phòng ngừa rủi ro trong quá trình thực hiện, thể hiện tính khả thi của sự kiện.

  • Địa điểm tổ chức
  • Thời gian diễn ra sự kiện
  • Thiết kế hình ảnh cho sự kiện (backgrop, Bandrol, Standee, Thư mời, vé mời….)
  • Nội dung chi tiết chương trình sự kiện (gồm những hoạt động gì, thời gian bao lâu, trang trí và vật dụng cần chuẩn bị…)
  • Nhân lực thực hiện
  • Kế hoạch truyền thông
  • Những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị phương án xử lý (Trời mưa, mất điện…)
  • Cách thức đo lường hiệu quả
  • Dự trù kinh phí (sự kiện cho công ty) – Phân bổ kinh phí (khi hợp tác tổ chức)

5. Thuyết trình kế hoạch

Kế hoạch tổ chức sự kiện cần được thuyết trình với cấp trên – Ban lãnh đạo để họ hình dung được sự kiện sẽ được tổ chức như thế nào, mức độ khả thi ra sao, có nội dung gì cần chỉnh sửa… những chỉnh sửa này có đảm bảo tính khả thi không, các phương án phòng ngừa rủi ro đã đủ chưa, còn rủi ro nào chưa lường đến… Sau khi chỉnh sửa xong, nếu kế hoạch được thông qua thì team sự kiện bắt đầu tổ chức triển khai.

6. Duyệt kế hoạch

Ban lãnh đạo sẽ duyệt kế hoạch triển khai bằng văn bản hoặc email thống nhất với các bộ phận liên quan được nêu trong kế hoạch.

7. Tổ chức triển khai

Tổ chức triển khai bao gồm tất cả các công việc phải thực hiện trước, trong và kết thúc sự kiện. Tổ chức triển khai đòi hỏi người phụ trách sự kiện phải hình dung và phân định rõ ràng được các công việc liên quan đến việc tổ chức đối với từng nhóm thực hiện như thiết kế, tài chính, đối tác thầu phụ… cụ thể các công việc như sau:

Trước sự kiện:

  • Lên checklist và timeline chi tiết cho từng cá nhân và bộ phận
  • Khảo sát địa điểm
  • Làm việc với đối tác thầu phụ, các bên liên quan (Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: Âm thanh, ánh sáng, ẩm thực, nghệ sĩ biểu diễn….)
  • Kiểm soát các công việc trong checklist và timeline
  • Triển khai hoạt động truyền thông
  • Sắp xếp mời khách và đia lại
  • Chuẩn bị các phương án phòng và xử lý các rủi ro có thể xảy ra
  • Tổng duyệt chương trình…

Trong sự kiện:

Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động với các nhân viên hỗ trợ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng người tham dự và đảm bảo mục tiêu đã đề ra trước sự kiện.

Sau sự kiện:

  • Tiến hành thu dọn vật dụng, kiểm soát các vật dụng mang đến và mang về, bàn giao địa điểm cho đối tác
  • Bàn giao các thiết bị, vật dụng thuê mượn từ đối tác
Sự kiện Hội nghị do GENTIS tài trợ và hỗ trợ tổ chức

8. Tổng kết, đánh giá và báo cáo

– Tổng kết sự kiện, tổng kết chi phí, đánh giá và đo lường hiệu quả

– Tổng kết hoạt động truyền thông và đánh giá hiệu quả truyền thông

– Làm báo cáo tổng  kết gửi cấp trên và lưu tài liệu báo cáo sau sự kiện

Những quy trình này sẽ gồm các file mẫu để đánh giá thông tin và lên khung kế hoạch chi tiết. Nếu bạn quan tâm, hãy để lại thông tin email để nhận những file tài liệu này nhé!

Amity Nguyễn

be the first to comment on this article

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *