Chuẩn bị để Work From Home (WFH) hiệu quả

Ngày hôm nay, công ty tôi đã có thông tin về việc làm việc tại nhà (Work From Home – WFH) để tuân thủ khuyến cáo của chính phủ, hạn chế tụ tập đông người, đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên và cộng đồng. Từng đã có 1 thời gian làm freelancer nên tôi rất thấm thía những “rào cản” khi làm việc tại nhà. Điều này không dễ dàng một chút nào và đòi hỏi cần có nhiều hành động dứt khoát từ phía doanh nghiệp, các cấp quản lý và từng nhân viên.

Chúng tôi mới bắt đầu Work from home (WFH) nên những điều viết ra cần có sự điều chỉnh liên tục cho phù hợp với tình hình thực tế giữa hoạt động của các Phòng ban mình, khối và công ty.

Là quản lý, tôi sẽ nhìn theo hai Phía, phía của tổ chức, doanh nghiệp và phía của từng cá nhân trong tổ chức

A. Với tổ chức, doanh nghiệp

Khi nhận được thông tin nghỉ luân phiên hay làm việc tại nhà – work from home, chắc hẳn các thành viên trong công ty ban đầu sẽ hoang mang sau đó băn khoăn, thắc mắc với hàng tá câu hỏi như tại sao thế, cắt giảm à, rồi tất cả những vấn đề liên quan đến thời gian áp dụng, chế độ và chính sách với người lao động….Vì vậy, tổ chức, doanh nghiệp nhất định phải làm những việc sau:

  1. Truyền thông nội bộ

Xác định rõ lý do, mục đích của việc này. Những lý do này có thể bao gồm:

  • Bảo vệ công ty khỏi sự cách ly toàn bộ nếu rủi ro tồn tại F0 tại công ty
  • Tiết kiệm chi phí hoạt động của công ty
  • Tiết kiệm chi phí cá nhân
  • ….

Xác định rõ các vấn đề gặp phải và giải pháp để giải quyết các vấn đề này

Làm ở nhà sẽ tiết kiệm được thời gian đi lại, ít tốn chi phí ăn uống, đảm bảo an toàn & sức khoẻ. Nhưng làm việc ở nhà với những người đã có dày dặn kinh nghiệm gặp nhiều khó khăn, điều đó còn khó khăn hơn với những người mới lần đầu tiên áp dụng việc này. Những khó khăn có thể gặp phải khi làm việc tại nhà:

  • Quản lý bản thân chưa bao giờ là điều dễ dàng
  • Các vấn đề giao tiếp tương tác sẽ chậm hơn trực tiếp
  • Các quy trình vốn đang được thực hiện trực tiếp thì giờ phải chuyển hoá sang Online
  • Việc điều phối và tương tác Online toàn bộ chắc chắn là chưa quen trong thời gian đầu

Những việc này cần được truyền thông nội bộ phân tích và truyền thông đến nhân viên, để mọi người nắm được tường tận sự thay đổi này. Tiếp theo là bước chuẩn bị triển khai

  1. Chuẩn bị

Phân loại các hạng mục việc và hành động phù hợp với những nhóm việc, nhóm tương tác.

Là quản lý cấp trung, tôi lập MBO của tháng & kế hoạch công việc chi tiết của bộ phận. Sau khi được trình duyệt, phân loại thành các nhóm việc như sau:

  • Nhóm việc đã online hoá: Một số những công việc về nội dung, nghiên cứu tài liệu, thực hiện sản xuất thiết kế….được thiết lập ngay việc tương tác online.
  • Nhóm việc vốn nửa online, nửa offline:tìm cách online hóa, dành thêm 1 phần sức lực vào đây là được.
  • Nhóm việc vốn offline hoàn toàn

Những nhóm việc này cần được phân tích và chuyển hướng online. Chắc cái này phải làm từ từ mới rõ được. Cái khó ló cái khôn. Tôi tin rằng với tinh thần quyết tâm rằng mọi thứ đều có thể làm được thì nhanh chóng có thể xử lý được các vấn đề này.

  1. Công bố nguyên tắc và kỷ luật khi Work from home
  • Tự quản lý bản thân

Mọi sự thay đổi đều sẽ có những rào cản. Ngay từ đầu chúng ta đã nói đến những khó khăn khi WFH. Vì vậy cần có giải pháp và để vượt qua buộc mọi người phải tuân thủ 100%. Đây cũng được coi như nguyên tắc hay một luật chơi trước khi bước vào cuộc đấu vậy.

  1. Điểm danh đầu ngày và cuối này. Có rất nhiều cách để làm việc này. Với đội nhóm của mình quản lý, các bạn được yêu cầu up status hàng ngày check in tại bàn làm việc tại nhà
  2. Toàn bộ nhân viên trong phòng làm to-do-list mỗi ngày. Trưởng nhóm kiểm tra vào đầu giờ sáng và báo cáo cuối giờ chiều. To- do-list thực sự hiệu quả, nó làm mỗi người không có thời gian mà tự nản hoặc cảm thấy mình cần thiết có một giấc ngủ trưa xuyên chiều.
  3. Online workplace liên tục
  4. Bật và chú ý nghe điện thoại
  5. Giữ nhịp công việc theo theo kế hoạch và mục tiêu của bộ phận
  6. Tạo Group công việc và dự án
  7. Sử dụng workchat để tiết kiệm thời gian chat
  8. Tóm tắt và đăng Stt mỗi cuộc họp
  9. Chỉ đến công ty thực hiện công việc khi đã duyệt để đảm bảo an toàn cho nhân viên

Công ty có phòng xét nghiệm ADN nên có những công việc chúng tôi cần lên để tương tác trực tiếp nhưng để hạn chế tiếp xúc, mỗi khi tổ chức họp sẽ cân nhắc xem việc đó có nhất thiết phải Offline không hay có thể online được. Nếu online được thì không cần phải Offline nữa.

  • Vấn đề giao tiếp, tương tác sẽ chậm hơn, thông tin sẽ bị nhiễu so với trực tiếp

Những công cụ giao tiếp chính gồm Wework (dành cho cấp quản lý), tôi sẽ dùng wework để nhận mục tiêu, cập nhật PCDA với cấp trên, workplace của facebook (Nhóm làm việc, chat, video call), Email, Google drive (doc, sheets). Cụ thể:

  1. Workplace Facebook là nơi sinh hoạt chính của team, nó cũng giống như Facebook có Messeger, có Group, có profile nhưng tách biệt với Facebook nên không bị làm phiền. Cực kỳ hiệu quả khi dùng Workplace vì ở nơi đó chỉ có công việc.
  • Chat Workplace là yêu cầu bắt buộc. Các team có liên hệ với khách hàng có thể dùng công cụ khác thì tùy, nhưng trao đổi nội bộ chỉ được dùng Workplace.
  • Tuy nhiên, cũng như các công cụ chat khác, tôi nghĩ không nên chat nhiều. Chat dùng trao đổi nhanh. Nó sẽ gây mất tập trung, khó tìm kiếm thông tin, tổng kết công việc.
  • Sử dụng Group của Workplace để ra thông báo, up tài liệu, tổng kết cuộc họp, brainstorm…
  1. Wework được dùng để tôi nhận nhiệm vụ, trao đổi nhiệm vụ
  2. Họp bằng Video call của Workplace hoặc room
  3. Duyệt nội dung chủ yếu là share file docs và sheets của Google drive. Các đường link của các nội dung sẽ được cập nhật vào báo cáo trên to do list mỗi ngày.

Các chia sẻ trên mới là những cách thức, công cụ thực hiện. Thật sự khó nhất để thực hiện WFH và duy trì nó có hiệu quả cao chính là phải giữ vững tâm lý.

  1. Giữ vững tâm lý

Chúng ta cần có môi trường tiêu chuẩn để làm việc việc. Work from home không dễ dàng, đặc biệt với những người có gia đình, con nhỏ. Với tổ chức lớn sẽ phức tạp hơn nhiều nhưng với team nhỏ của mình, tôi dự định sẽ thực hiện những điều sau:

  • Cập nhật thông tin thường xuyên cho các bạn. Tất cả những thông tin của công ty, tôi sẽ cố gắng cập nhật nhanh nhất đến mọi người để các bạn có thể nắm được thông tin. Nói hơi thậm xưng nhưng quan trọng là tạo nhận biết công ty chưa đến nỗi bi đát, vẫn ổn, vẫn tốt, mọi người vẫn cùng nhau cố gắng và quyết thắng!
  • Chia sẻ các kỹ năng làm việc tại nhà
  • Xác định là đi làm, dù ở nhà vẫn phải kỷ luật
  • Tạo cho mình một chỗ riêng cho công việc (Không lẫn lộn giữa công việc và nghỉ ngơi, giữa mình với những người trong gia đình. Một số trang như Wowholiday còn đưa típ là vẫn mặc trang phục đi làm như bình thường)
  • Kết hợp làm việc với nuôi dưỡng tinh thần, giải lao, nghe nhạc, vươn vai…Thực ra ở văn phòng tôi vẫn làm những việc này.
  • Tạo và quyết tâm hoàn thành to-do-list. Quản lý và trưởng nhóm trong thời gian đầu cũng hỗ trợ để đốc thúc các bạn nhân viên, thể hiện rõ nét thói quen này.
  • Tăng cường trao đổi voice thay vì chỉ dùng chat để tiết kiệm thời gian.
  • Quản lý và lãnh đạo cần tích cực hiện diện Online

B. Với bản thân

Tôi và team chưa WFH ngày nào, khi nhận được thông tin chúng tôi sẽ WFH, việc đầu tiên, từ kinh nghiệm cá nhân và tham khảo các nguồn khác, tôi xác định vài điều với mình và nhân viên để cùng nhau bắt đầu làm việc tại nhà. Ngoài những quy tắc nhóm được thiết lập thì với bản thân cũng cần chuẩn bị những điều sau:

  • Tâm lý phải nâng cao: Đi làm trong một môi trường bản thân phải tự quản được mình, cực kỳ khó.
  • Chuẩn bị Work Zone tại nhà: khu vực làm việc phải gọn gàng, đúng kiểu không gian làm việc khi ở công ty.
  • Kỷ luật với chính mình:đi ngủ đúng giờ, dậy đúng giờ, điểm danh vẫn phải đúng giờ, không rời công việc khi vẫn trong giờ làm việc (đừng hứng lên đứng dậy pha mì, pha café), thậm chí là mặc đồ công sở.
  • Tạo cho mình lịch trình hàng ngày và tuân thủ 100%:Mỗi ngày cần có to-do-list và quyết tâm thực hiện nó. Đặt lịch cho bản thân với mỗi to-do-list.
  • Kết nối với đồng nghiệp:Nếu to-do-list của mình có dính dáng tới người khác, hãy đặt lịch làm việc từ ngày hôm trước với họ.
  • Giữ sức khỏe và tinh thần:tập thể dục (vươn vai cũng được), nghe nhạc 1 chút, tạm tắt máy giữa các giờ làm việc căng thẳng.
  • Chú ý công cụ làm việc:điện thoại luôn mở, cài thông báo cho các công cụ làm việc để không bị bỏ sót.
  • Lắng nghe 100% mọi thông báo từ công ty.
  • Ăn uống, nghỉ ngơi đầy đủ:đừng biến nhà thành 100% công việc, bạn sẽ sớm quỵ.

Nơi để work from home

Trên đây là một số tham khảo khi làm việc tại nhà từ kinh nghiệm cá nhân và tham khảo từ 1 số bài viết trên mạng. Các bạn có thể tham khảo thêm để tìm ra cách làm việc tại nhà hiệu quả nhất cho mình và team của mình.

Chúc mọi người an toàn, đảm bảo sức khoẻ, vượt qua dịch bệnh!

AmityNguyen

Xem thêm:

Tản mạn về Tư duy Marketing

Hướng dẫn lập Digital Marketing Plan để ai cũng có thể làm được

Content Marketing chăm sóc sức khoẻ – Cách làm chuyên nghiệp và bền vững

be the first to comment on this article

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *